Praxis-Management im Homeoffice

Die Corona-Pandemie hat den Trend zum Arbeiten im Homeoffice stark beschleunigt. Im Gesundheitswesen erfolgt diese Entwicklung noch mit angezogener Handbremse. Dabei ist die Gefahr, sich mit SARS-CoV-2 anzustecken, in keinem anderen Arbeitssektor grösser als hier. Aber nicht nur Corona liefert einen guten Grund, auch das Praxis-Management zumindest teilweise ins Büro in den eigenen vier Wänden zu verlagern.

Passen Homeoffice und Arztpraxis zusammen?

Arbeitgeber im Gesundheitswesen sind eher zögerlich, wenn es um Homeoffice-Regelungen geht. Schliesslich lebt der Praxisalltag von Kommunikation und Interaktion mit den Patienten. Zudem ist oft Personal knapp und vor Ort unentbehrlich. Um Mitarbeiter an den heimischen Schreibtisch zu entlassen, braucht es ausserdem technische Einrichtungen, die zusätzliche Kosten und Mühen verursachen. Auszubildende, so die meisten Praxisinhaber, sollten grundsätzlich nicht im Homeoffice arbeiten.

Gute Gründe für Homeoffice statt Praxis

Allerdings, das bestätigen Experten: es hat auch Vorteile, Praxisassistentinnen das Arbeiten zu Hause zu ermöglichen. Zum Beispiel, wenn die Praxis mit zu wenigen Computern ausgestattet ist und ineffiziente Wartezeiten für die Bearbeitung von Vorgängen entstehen. Vor allem Tätigkeiten, die volle Konzentration abverlangen, können im Homeoffice in Ruhe und damit schneller und besser erledigt werden. Einfach auszulagern sind beispielsweise Abrechnungen, Statistiken, Rezeptbestellungen oder die Personalplanung. Bei hoher Auslastung in der Praxis kann auch das Telefon umgeleitet werden. Das entlastet die Kolleginnen bei der Anmeldung vor Ort erheblich. Denn sie können sich dann am Empfang und in den Behandlungsräumen ohne Unterbrechungen voll und ganz den Patienten widmen. Mit einer guten technischen Ausstattung und einer Internetverbindung macht es keinen Unterschied, wo gearbeitet wird. Um den Schutz der Patientendaten zu gewährleisten, werden Daten am besten ausschliesslich auf dem Server gespeichert sowie Dokumente und Rezepte in der Praxis gedruckt.

Homeoffice-Tipps aus der Praxis für die Praxis

Naturgemäss kann nicht das gesamte Praxis-Team im Homeoffice verschwinden. Einige Arbeiten lassen sich aber sehr gut an den Schreibtisch zuhause verlegen. Die medizinische Praxiskoordinatorin Mina Emadi ist in einer Frauenarztpraxis in Höngg beschäftigt und sammelt schon seit einigen Jahren Erfahrungen im Homeoffice. Ihre Einblicke und Tipps teilt sie gerne mit Praxiskolleginnen in der gesamten Schweiz.

Frau Emadi, seit wann arbeiten Sie im Homeoffice?

Zeitweise im Homeoffice bin ich seit etwa 2018 tätig. Während des ersten Lockdowns wurde meine Tätigkeit jedoch für einen Monat lang ausschliesslich auf das Modell „Homeoffice“ ausgeweitet.

Welche Tätigkeiten können Sie gut von zuhause aus erledigen?

Da gibt es tatsächlich einige Arbeiten, die sehr gut vom Homeoffice aus erledigt werden können. Dazu gehören beispielsweise die Leistungskontrolle, Validation und Rechnungserstellung, das Mahn- und Inkassowesen, die Bearbeitung von Rückweisungen oder die Materialbestellung. Auch viele administrative Aufgaben bezüglich Corona wie die Regelungen zur Kurzarbeit, Bankgeschäfte, die Buchhaltung und Kreditorenbewirtschaftung lassen sich prima im Homeoffice bearbeiten.

Wie lief die Kommunikation mit Chef und Kolleginnen?

Unsere Praxis ist in dieser Hinsicht bereits sehr zeitgemäss ausgestattet. Dank moderner Kommunikationstechnik lief die interne Kommunikation recht reibungslos über WhatsApp, Gruppenchat und E-Mail. Meine Abwesenheit wurde natürlich schon bemerkt.

Gab es insgesamt gesehen auch Schwierigkeiten und Hemmschwellen, die es zu lösen galt?

Ja, die gab es durchaus auch - zum Beispiel beim Handling von physischen Rechnungen, die via Post in die Praxis kamen. Diese Aufgaben waren tatsächlich etwas schwieriger zu meistern. Wir lösten dieses Thema, indem die Rechnungen gesammelt, gescannt und mir per Mail gesendet wurden. Das bedeutete natürlich mehr Aufwand für meine anwesende Kollegin. Zusammenfassend stellten wir jedoch fest, dass es letztendlich es immer Lösungen gibt.

Wie sieht es jetzt aus? Welches Modell bevorzugen Sie – Praxis, Homeoffice oder ein Mix aus beidem?

Meine Präferenz? Ich kenne ja nun beides und kann rückblickend sagen, dass mir eine Mischung aus Arbeiten vor Ort in der Praxis und dem Arbeiten zu Hause am liebsten ist. Der persönliche Kontakt zu Kollegen und Patienten ist für mich doch sehr wertvoll.

Welche Tipps können Sie Ihren Kolleginnen weitergeben?

Mein wichtigster Rat an Kolleginnen: Planen Sie unbedingt auch im Homeoffice fixe Arbeitszeiten und Pausen ein – und halten sich auch daran. Aus eigener Erfahrung weiss ich, dass man im Homeoffice nur allzu schnell die Zeit vergisst und dazu tendiert, Arbeits- und Erholungszeiten nicht so genau zu beachten. Schnell könnte man noch dies oder das erledigen…

Wie hat das Arbeiten mit dem MediData-Netz funktioniert? Mussten Sie spezielle Vorkehrungen treffen?

Nein, überhaupt nicht. Seit der Installation im Sommer 2019 funktioniert alles reibungslos. Dank der Kombination unserer Software mit dem MediData-Netz kann ich Rechnungen bequem und sicher vom Home-Office ausschreiben. Über das Online-Kundenportal kann ich den Status des MediData-Netzes abfragen und überprüfe vom Homeoffice aus stichpobenmässig, ob die Rechnungsübermittlungen klappen.

Vielen Dank für Ihren Einblick, Frau Emadi!

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